29 Aug 3 Arten von digitalem Selbstmanagement – worin bist du fit?
Im digitalen Selbstmanagement finden wir uns Tag für Tag in neuen Herausforderungen wieder. Verlierst du täglich Zeit damit, dich zu organisieren? Wie behältst du den Fokus? Fällt dir am Ende des Tages auf, dich in kleineren Aufgaben verzettelt zu haben?
Dabei gibt es hilfreiche digitale Tools zur besseren Strukturierung. Aktivitäten zu strukturieren, meint jedoch mehr als nur Terminplanung.
Bereiche des Selbstmanagements
Sprechen wir vom „Selbst-“management, geht es in erster Linie darum, unsere eigenen täglichen Abläufe zu organisieren und eigene Aktivitäten zu priorisieren und im Blick zu behalten. Aus meiner Erfahrung heraus gibt es folgende große Blöcke an Selbstmanagement.
- Zeitmanagement
- Datenmanagement
- Kommunikationsmanagement
Fragen, die sich beim Zeitmanagement stellen, sind beispielsweise „wie kann ich meine täglichen Termine gut im Überblick behalten und mir trotzdem Pufferzeiten für Fokusarbeiten einbauen?“, „Welche Arten von Terminverwaltung brauche ich, wie werden meine Geräte synchronisiert, aber lenken mich nicht zu sehr ab?“.
Im Bereich des Datenmanagements sind es eher Fragen wie „wo und wie speichere ich meine Daten/Dateien ab?“, „wie finde ich mich in meinen eigenen Dateien zurecht?“, „sollte ich in die Cloud gehen oder doch lokal arbeiten?“ und „welchen Tools kann ich vertrauen?“.
Unter dem weiten Begriff des Kommunikationsmanagements wird es dialog-orientierter und wir weichen vom „Selbst“management ab. Jedoch gehört zu vielen Aktivitäten auch meine Kommunikation in die Außenwelt, also die Auftritte auf Webseite/ Blog/ SocialNetwork, aber ebenso der Austausch mit anderen. Fragen wie „Welche digitalen Kommunikationsmittel verwende ich?“, „wie viel Zeit wende ich den einzelnen Medien auf?“ oder „wie fit bin ich in den neuen Kommunikationsmedien, was nutzen meine Kunden oder mein Team?“ stellen sich dann schnell.
Digitale Tools des Selbstmanagements
Es gibt eine Vielzahl an Tools zum Management deiner Zeit. Von Kalendertools (Outlook & Co), Aufgabentools (todoist) über Notizenplaner (Evernote) und Ideensammlungen (MS Notes).
Im Bereich des Daten- oder Dateienmanagements sind für die lokalen Daten Finder (Mac) und Explorer (Microsoft) die Klassiker. Aber bereits hier entsteht schnell eine unübersichtliche Struktur. In deinem Team nutzt du vielleicht schon eine Nextcloud oder ihr organisiert euch auch über Projektmanagementtools (Meistertask). Doch über den Aufbau der Ordner oder Projektbereiche lohnt es sich, regelmäßig eine Inventur zu machen, um Übersichtlichkeit herzustellen.
Der Austausch mit anderen kann über eine zahlreiche Palette an Tools stattfinden. Von den synchronen Klassikern Telefon/Chat oder asynchron, sei es per Mail oder im Team per Projekttool (Trello, Meistertask und Co). Dabei spielt insbesondere der eigene Umgang mit E-Mails eine Rolle. Wie sind diese sortiert? Welchen Eingangsprozess verfolge ich, um meine tägliche Zeit im E-Mailprogramm nicht zu überreizen? Gleichzeitig ist die Effizienz diese Kommunikation auch von meiner qualitativen Pflege der Inhalte abhängig.
Impulse für erste Handlungsschritte
Bevor es an konkrete Umsetzungen geht, solltest du dir zunächst einen Überblick verschaffen. Was nutzt an Tools in welcher Form und wie zufrieden bist du? Vielleicht stellst du auch fest, dass du mehr Interesse an einzelnen Bereichen hast. Schaue dazu gern in meinen letzten Artikel über Digitalkompetenzen.
Meine allgemeinen Tipps sind abschließend.
- Tipp 1: Checke dein Terminmanagement und stelle z. B. im Smartphone exakt ein, was du zu welcher Uhrzeit synchronisiert haben möchtest.
- Tipp 2: Prüfe wie und wo du deine Daten speicherst (Cloud, lokale Ablage, Strukturen).
- Tipp 3: Mache dir deine Kommunikationsvorlieben in den digitalen Medien bewusst und vergleiche mit deinen Teammitgliedern und Kunden.