28 Jul Interne Partizipation Teil 2

Bei der Einführung neuer Technologien stellt sich früher oder später die Frage, wie die eigenen Mitarbeiter:innen eingebunden werden können. Einfach neue Geräte oder Software anzuschaffen und dann darauf hoffen, diese würden adäquat genutzt, ist hier nicht der ideale Weg. Wie ich bereits im vergangenen Blogartikel zur internen Partizipation (Teil 1) geschrieben habe, gibt es zahlreiche Möglichkeiten interne Partizipation zu ermöglichen. Die Botschafter:innen, Zukunftswerkstätten und den Lean Coffee habe ich im letzten Artikel vorgestellt. Die eigene Organisation mit in die digitale Transformation einzubinden ist Teil eines Veränderungsmanagements, dass je nach geplantem Umfang kleiner oder größer ausfallen kann. Heute folgen drei weitere Methoden: Umfragen, Kanban-Tools und Reverse Mentoring.

Umfrage aufsetzen

Eine einfache, kurze Umfrage per Formular oder Online-Tool kann sowohl zur ersten Einschätzung und Ideenfindung dienen. Dabei werden die Mitarbeitenden befragt, wie sie den Digitalisierungsstand wahrnehmen, was sie für Tools oder Prozesse wünschen und ob sie konkrete Ideen für den modernen Einsatz von Technologie haben. Hier kann die Kreativität der eigenen Belegschaft genutzt werden und zugleich als Motivationsschub dienen. Sofern eine Organisation nach Ideen fragt und diese dann auch umsetzt, stellt sich ein hoher Zufriedenheitsgrad bei Mitarbeitenden ein. Zudem sind die Menschen letztlich Expert:innen für ihre eigenen Prozesse. Fragen könnten beispielsweise wie folgt lauten.

• Welche IT-Programme setzt du in deiner Abteilung ein? (ERP, CRM, Office, …)
• Wie häufig nutzt du folgende IT-Programme? (Outlook, Word, Excel, SAP, Cobra, …)
• Bei welchen Tätigkeiten wünschst du dir den Einsatz digitaler Technologien? (Auswahl und offene Antworten)
• In welchen Bereichen benötigst du eine Weiterbildung für deine Digitalkompetenzen? (Outlook, Word, Excel, SAP, Cobra, Videokonferenzsysteme…)
• Wie zufrieden bist du mit dem Umsetzungsgrad der Digitalisierung in den folgenden Themenbereichen? (Führung, soziale Zusammenarbeit, Prozesse, Arbeitsorganisation, …)

Für eine sinnvolle Umfrage sollte jedoch bedacht werden, dass vorab das Ziel der Umfrage klar umrissen sein muss. Ansonsten werden die Ergebnisse wenig aufschlussreich sein und womöglich sogar die falschen Fragen enthalten. Vor Versenden des Fragebogens sollte dieser auch getestet werden, um die Verständlichkeit und Vollständigkeit zu prüfen.

Kanban-Tool einsetzen

Im Sortiment von sozialen Kollaborationstools sind Kanban-Systeme fest etabliert. Ein Kanban ist letztlich eine Methode, komplexere Vorgänge in einzelne Boxen oder digital in Spalten aufzuteilen. Entwickelt wurde es im Rahmen der Automatisierung in der Automobilbranche in Japan und seitdem ständig in neuen Kontexten eingesetzt. Digital wird es durch Tools wie Trello, Asana oder auch Deck von Nextcloud angeboten. Registerkarten oder Spalten können in diesen Tools individuell benannt werden, ein Beispiel hierzu wäre „offen, in Bearbeitung, zur Prüfung, abgeschlossen“. Aber diese Spalten können auch thematisch benannt werden und hier wird es für Teamorganisation spannend. Da es in der Regel verschiedenste Themen gibt, kann so je eine Box pro Thema gestaltet werden. Sämtliche Teammitglieder können hier Erkenntnisse, Fragen oder Weiterentwicklungen posten und sich gegenseitig kommentieren. Neuere Tools erlauben zudem den Upload von Dateien, die Verlinkung von Webseiten oder auch Emojis zur modernen Kommunikation. Diese riesige Ideentoolbox ist ein simples Mittel, um einen Austausch zwischen Mitarbeitenden auch zu Themen der Digitalisierung anzuregen.

Reverse Mentoring

Im Reverse Mentoring geht es darum, dass Mitarbeitende die Führungskräfte in der Digitalisierung coachen. Zudem zeigen sie in regelmäßigen Gesprächen und der Begleitung im Arbeitsalltag, an welchen Stellen die Technologien schon eingesetzt werden und wo es prozessual noch hakt. Hierfür sind ein offenes Arbeitsklima und eine positive Organisationskultur notwendig, da sie von Führungskräften erfordert, sich selbst in den lernenden Modus zu begeben. Mithilfe dieser Methodik können sämtliche technischen Spielereien an bisher eher wenig digital-affine Vorgesetzte und ältere Kolleg:innen herangetragen werden. In großen Organisationen wird Reverse Mentoring häufiger eingesetzt, ebenso wie „Working out Loud“. Aber zu diesem Thema berichte ich ein anderes Mal.

Zum Nachlesen:

• https://digital-mit-wert.de/interne-partizipation-bei-zukunftsthemen-wie-der-digitalisierung/
• Petry, T. (2019). Digital Leadership – Erfolgreiches Führen in Zeiten der Digital Economy, Thorsten Petry (Hrsg.), Haufe Group, 2. Auflage 2019, Feiburg.