05 Mai Papierzettelchaos adé: Mein smartes Aufgabentool

Heute konnte ich mit tollen Frauen über digitale Tools im Rahmen eines Impulsvortrags und anschließenden Erfahrungsaustausches sprechen. Der Vortrag fand im Rahmen der Netzwerkveranstaltung „Networking – women only“ bei der Gründungsberatung mobil virtuell in Göttingen statt. Eine Frage an die Teilnehmerinnen war hierbei, welche digitalen Tools sie denn am häufigsten nutzen. Doch in der Moderationsrolle habe ich doch glatt eines meiner eigenen intensiv genutzten digitalen Tools gar nicht vorgestellt. Das hole ich hiermit nach.

Zweck von digitalen Tools

Zunächst einmal kurz zur Erklärung, was digitale Tools für mich sind. Es sind die vielen unzähligen digitalen Helferlein, die uns als Werkzeuge täglich begegnen. Je nach Zweck – privat, beruflich oder für mich allein oder als Gruppe – dienen sie natürlich anderen Zielen. Sei es dem Ziel des sozialen Austausches oder der eigenen Büroorganisation. Besonders spannend ist tatsächlich, wenn man sich bewusst macht, wie viele solcher digitalen Tools wir täglich einfach unbewusst konsumieren. Es überrascht mich dabei doch immer wieder, wie komplex unsere digitale Welt geworden ist.

todoist gibt meinen täglichen Aufgaben Struktur

Dabei hilft Struktur und Ordnung, darum verwende ich seit einigen Wochen die App todoist, um meine ganzen Aufgaben zu sortieren. Sei es die Kategorie „privat“ oder „geschäftlich“. Ich vergebe Aufgaben eine terminliche Deadline, so dass mich die App daran erinnert. Sobald eine neue Aufgabe in meinem Alltag auftaucht, schreibe ich in der App einfach ein paar Stichwörter auf – damit halte ich meinen Kopf frei. Praktischerweise kann ich auch eigene Labels vergeben, z.B. „wartend“. Das hilft mir, zu sortieren, welche Aufgaben ich proaktiv angehen kann und welche auf Rückmeldung warten. Zudem lassen sich die Aufgaben auch in Unterkategorien aufteilen. Innerhalb jeder Aufgabe kann ich zudem eine Checkliste mit kleinen Teilaktivitäten anlegen, so dass ich den Überblick behalte – was noch alles abzuarbeiten ist.

Eine Aufgabe in der App todoist

Mein Schreibtisch bleibt leer

Nach einigen Wochen Testnutzung kann ich inzwischen sagen, dass mich dieses Tool davon befreit hat, zig kleine Papierzettel auf meinem Schreibtisch liegen zu haben. Zudem notiere und kategorisiere ich inzwischen so schnell, dass ich meine Aufmerksamkeit anderen Dingen schenken kann. Ob nun todoist oder auch andere Aufgaben-Tools, viel Spaß beim Ausprobieren.

Der heutige Artikel ist der Auftakt einer neuen Reihe, in der ich immer mal wieder ein digitales Tool vorstelle – sei es besonders #smart, #grün oder auch einfach nur #digital.