Die digitale Transformation zwängt Organisationen eine unbeständige, unsichere, komplexe und mehrdeutige Welt auf. Zumindest steht hierfür das sogenannte „VUCA“-Akronym. Hier werden die Volatility (Unbeständigkeit), Uncertainty (Unsicherheit), Complexity (Komplexität) und Ambiguity (Mehrdeutigkeit) als wesentliche Faktoren in einer agilen neuen Arbeitswelt benannt. Dies setzt auch Stadtverwaltungen unter Druck, sich diesen Veränderungen zu stellen, was jedoch weder einfach noch schnell geht. Aspekte und mögliche Lösungsstrategien werden hier näher beleuchtet.

Aspekte der agilen Stadtverwaltung

In einer agilen Welt, die sich schnell und flexibel ändert, stoßen wir an Grenzen in der Bürokratisierung. Bürokratische Prozesse regeln detailgenau, wie Verwaltungsdienstleistungen rechtssicher und ordnungsgemäß verlaufen. Die agile Organisation ist jedoch durch das Entwickeln von Prototypen, Akzeptieren von Fehlern und einer gewissen Experimentierfreudigkeit geprägt. Eine agile Stadtverwaltung kann sich nur (weiter)entwickeln, wenn die Rahmenbedingungen für schlanke Prozesse geschaffen werden. Ziel ist es, herauszufinden, wie Prozesse auch kurzfristiger und flexibler ablaufen können.

Menschen in einer agilen Organisation zeichnen sich unter anderem durch folgende drei Aspekte aus. Sie können mit der Unsicherheit umgehen (1). Zudem sehen sie einen Sinn in Ihrer Tätigkeit (2) und sie finde sich auch in komplexen Situationen (3) zurecht. Beamten wird ein Wunsch nach Stabilität und Sicherheit zugeschrieben, demnach ist die Konfrontation in einer unsicheren, digitalisierten Welt herausfordernd. Klarer Vorteil einer Tätigkeit im Stadtverwaltungsapparat ist das Beitragen zum Funktionieren einer ganzen Stadtgemeinschaft. Das Gemeinwohl als höherer Zweck ist somit prädestiniert und ehrbar. Der Komplexität kann durch gezielte Weiterbildung entgegengetreten werden. In Zeiten von Webinaren, Live-Streams, Blogs und auch hybriden Veranstaltungen gilt es, diese neuen Netzwerke und Lernformate gezielt einzusetzen.

Lösungsstrategien der agilen Organisation

Das agile Mindset lässt sich nicht schnell aufbauen, ein erster Schritt ist jedoch Neugier auf Experimente zu entwickeln und auch Fehler zu erlauben. Eine klare und gezielte Kommunikation ist ein wichtiges Element der Lösungsstrategie zum Aufbau einer agilen Stadtverwaltung. In sich schnell verändernden Situationen hilft der Dialog zum Abbau von Unsicherheit. Der Aufbau von Netzwerken und das schrittweise Einführen von neuen Lernformaten (z. B. Webinare, Online-Tutorials) ermöglicht es, komplexe Strukturen zu durchblicken und gezielt Wissen und Methoden aufzubauen. Abschließend dient das Formulieren einer Vision für jede Organisation – auch einer Stadtverwaltung – dazu, den Sinn und Zweck des gemeinsamen Arbeitens zu verdeutlichen.

Zusammenfassend sind folgende vier Schritte eine Möglichkeit, um auf die Anforderungen einer agilen Welt zu reagieren.

1. Unbeständigkeit -> Experimentierfreudiges Mindset entwickeln.

2. Unsicherheit -> Kommunikation und Dialoge ausbauen.

3. Komplexität -> Netzwerke und neue Lernformate einsetzen.

4. Mehrdeutigkeit -> Vision schaffen.