02 Sep Timeboxing in Farbe: Struktur in meinem Kalender
Ein Kalendertool sinnvoll nutzen
Wir kennen es alle: Ohne Kalender geht es nicht, egal ob per Papier, als Bullett Journal oder digital: Wir brauchen ein Terminmanagement, am besten mit Timeboxing in Farbe. Wir sammeln dort Termine mit anderen Menschen, sehen genau wie viel Zeit geplant ist, können Feiertage und Ferienzeiten überblicken und auch einfach Eindrücke des Tages festhalten oder bereits Notizen für zukünftige Termine hinterlegen. In großen Organisationen hat sich dabei ein Tool ganz klar etabliert, gegen das im Grunde kaum ein anderer Anbieter mehr ankommt: Outlook von Microsoft. Das Praktische ist natürlich, dass wir direkt Terminabstimmungen per E-Mail erledigen können – und andere einfach zu einem „Termin“ einladen. Diese Person kann entscheiden, direkt anzunehmen oder auch bei Änderungswünschen die Uhrzeit zu verschieben. In Zeiten von Corona und Homeoffice finden wir in den Terminen im Kalender direkt die Einwahllinks zu Videokonferenzen. Damit müssen dann nicht lange unsere alten E-Mails nach dem Link durchforsten. Doch mehr Infos zum Timeboxing in Farbe erhaltet ihr nachfolgend.
Timeboxing mit Farben
Doch die wahre Stärke von Kalender, wie z.B. Thunderbird oder Outlook in der Selbstorganisation liegt darin, den Überblick über den eigenen Tages- und Wochenablauf zu behalten. Es gibt diverse Möglichkeiten, Termine als privat oder beruflich zu markieren – und wir können Farben zur Sortierung verwenden. Hier helfen zwei Methoden, um sich selbst zu organisieren: das Batching und Timeboxing. Im Batching (engl. für Stapeln) werden etliche kleine Aufgaben gebündelt erledigt und dafür ein fester Zeitraum festgelegt, z. B. dreimal täglich 30 Minuten E-Mails prüfen und beantworten. Hingegen beim Timeboxing (engl. Zeitblocken) schaufeln wir uns wortwörtlich die Zeit für ein wichtiges Thema frei. Dies können Deep-Work-Einheiten (engl. Arbeit ablenkungsfreier Kommunikation) sein, in denen wir uns tiefer gehend mit einem Konzept beschäftigen oder auch feste Routinen wie die Finanzplanung oder den eigenen Netzwerken. Verwendet wird diese Methode auch im agilen Projektmanagement, um Prototypen in sehr knapper Zeit zu entwickeln. Ihr könnt in meinem Screenshot sehen, wie das dann beispielhaft bei kurzen Zeiteinheiten aussehen kann.
Screenshot von Timeboxing in Microsoft Outlook
Smarte Kalenderfunktionen fürs Team
Als Team ist es essenziell, einen Überblick nicht nur über eigene, sondern auch die Meetings der Kolleg:innen zu behalten. Wir können durch Kalenderberechtigungen anderen einen Zugriff auf die eigenen Termine gewähren – und somit dafür sorgen, dass diese uns in Ruhephasen oder wichtigen Gesprächen nicht stören. Zudem kann schnell Auskunft gegeben werden, wo sich ein Teammitglied gerade aufhält, wenn Kundenanfragen hereinkommen. Natürlich kann es das Projektmanagement erforderlich machen, auch Einsatzpläne und Meilensteindiagramme anzulegen. Dafür eignen sich dann Tools wie Asana, um Aufgaben und Teampläne zu verknüpfen. Aber der Mehrwert von gut gepflegten Kalendern in einem Team sind nicht zu unterschätzen: Der transparente Umgang mit eigenen Zeitplänen schafft nicht nur Vertrauen, sondern ermöglicht es auch, voneinander zu lernen.
In dem Sinne hoffe ich, diese Anregung bringt euch ein Stück in der eigenen Zeitplanung voran. Und ihr könnt durch das Timeboxing in Farbe mehr Struktur in euren Kalender bringen.
Den Impuls für das zuvor erläuterte Timeboxing und Batching habe ich in einem Online-Seminar von Vera Marie Strauch erhalten – die im Bereich der Selbstorganisation und Zeitmanagement bereits sehr viele wertvolle Tipps (z. B. in diesem Artikel und Podcast) anbietet.
Zum Nachlesen oder Hören: